Resolució del president de l'AETIB per la qual s'aprova la convocatòria i  els plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a GRANS ESDEVENIMENTS que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l’Agència d’Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l’any 2023

BENEFICIARIS 

Poden ser beneficiaris d'aquesta convocatòria pública les persones jurídiques privades organitzadores dels esdeveniments presentats que s'ajustin a l'objecte i compleixin els requisits d'aquesta convocatòria.

En aquesta convocatòria, una mateixa entitat pot presentar fins a 2 esdeveniments per marca vinculada, però mai més d'una empresa, entitat o grup empresarial pot sol·licitar patrocinis per al mateix esdeveniment.

En el supòsit que dues entitats diferents sol·licitin el patrocini per a un mateix esdeveniment, tan sols es valorarà la primera de les propostes presentades, segons el registre d'entrada, mentre que l'altra proposta en restarà exclosa.

En el supòsit d'entitats que gestionin diversos esdeveniments, han de presentar una sol·licitud per a cadascun dels esdeveniments per a què sol·licitin el patrocini, excepte si aquests conformen un programa únic de diverses actuacions.

TERMINIS 

El termini per a la presentació de les sol·licituds de patrocini romandrà obert des de l’endemà de la publicació d'aquesta resolució al BOIB, fins exhaurir la dotació econòmica i, en qualsevol cas, fins a l’1 d’octubre de 2023.

Les entitats hauran de presentar tota la documentació necessària per a la seva tramitació amb un mínim de 60 dies naturals d’antelació a la data d’inici de l’esdeveniment i, en tot cas, sempre abans de la data límit de presentació de sol·licitud de l’1 d’octubre de 2023. La tramitació de les sol·licituds es realitzarà per ordre d’entrada al registre. En cas d’incompliment del termini, la sol·licitud restarà exclosa, a excepció de:

• Els esdeveniments que s’inicien del 25 d’abril al 15 de maig de 2023, per temes d’operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 12 d’abril de 2023 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d’entrada abans dels esdeveniments amb data d’iniciació posterior.
• Els esdeveniments que s’inicien del 16 de maig al 31 de maig de 2023, per temes d’operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 17 d’abril de 2023 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d’entrada abans dels esdeveniments amb data d’iniciació posterior.
• Els esdeveniments que s’inicien de l’1 de juny al 15 de juny de 2023, per temes d’operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 1 de maig de 2023 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d’entrada abans dels esdeveniments amb data d’iniciació posterior.

Quin tipus d’esdeveniments estan inclosos? 

A efectes d’aquesta convocatòria, són “grans esdeveniments” aquells que presenten unes característiques diferenciadores i particulars que fan que la seva repercussió mediàtica sigui elevadíssima i amb un alt impacte respecte d’altres esdeveniments, generant una notorietat amb una gran cobertura nacional e internacional que transcendeix la comunitat local i posiciona la destinació en el top of mind del públic objectiu.

Tots els esdeveniments han d’estar sempre vinculats a una de les marques de destinació: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears. En el cas que l’esdeveniment es desenvolupi en més d’una illa, i compleixi amb els percentatges d’inversió indicats a l’apartat 3 de l’annex A de la convocatòria, es considerarà que es promociona, i per tant, es vincula a la marca Illes Balears.

Requisits dels esdeveniments

Es consideren grans esdeveniments susceptibles d'obtenir patrocini aquells que compleixin tots els requisits generals següents: 

A) Els que s’ajustin a la definició de grans esdeveniment.

B) Que siguin esdeveniments que el seu promotor sigui una empresa/entitat privada i/o una federació esportista.

C) Que estiguin vinculats directament a alguns dels productes estratègics (SETs) de l’AETIB i fomentin la creació, diversificació i comercialització d’alguns dels productes estratègics de l’AETIB.

D) Que incloguin el desenvolupament d’actuacions vinculades als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS). Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l’Annex 2G un mínim de 8 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l’AETIB. Atès que aquetes mesures hauran de ser efectivament dutes a terme durant el desenvolupament de l’esdeveniment, l’AETIB comprovarà la seva correcta execució a la fase de justificació.

E) Que l’esdeveniment estigui avalat per altres entitats públiques segons es detalla a l’apartat 6.2.

F) Que l’esdeveniment s’iniciï dins un dels següents períodes: des del 25 d’abril al 30 de juny de 2023 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2023. Així mateix l’esdeveniment no podrà durar mes de 12 dies a comptar des de la data d’inici del mateix i sempre s’haurà de realitzar dins de l’any 2023.

G) L'àmbit territorial d’aquesta convocatòria es circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

1. En el cas d’esdeveniments esportius conformats per etapes a diferents localitzacions, on les Illes Balears són una més dins el circuit de l’esdeveniment, tan sols es podrà tenir en compte el pressupost de despesa proporcional corresponent a l’etapa que es duu a terme a les Illes.
2. En el cas de regates, es podran patrocinar aquelles que comencin o finalitzin a un port de les Illes Balears, així com aquelles que es desenvolupin en la seva totalitat a les Illes.
3. En el cas d’esdeveniments online, aquests estaran obligats a també desenvolupar-se física i simultàniament a una localització situada a les Illes Balears.

H) Que el nom de l’esdeveniment inclogui la marca de destinació a què es vol vincular el patrocini.

I) Que l’esdeveniment compleixi amb els requisits mínims de repercussió mediàtica i pressupost de despesa. Segons la marca a què es vinculi l’esdeveniment, els criteris són:

• Repercussió mediàtica total mínima de l’esdeveniment (RMTE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping-.
• Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals mínima de l’esdeveniment (RMNIE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping. Fora de les Illes Balears.
• Pressupost de despesa mínim total destinat a l’execució de l’esdeveniment.

 

*Impostos exclosos **Impostos inclosos

En el cas d’esdeveniments que incloguin alguna de les accions excloses als punts 9  de l’apartat 1.2 de l’Annex I d’aquesta convocatòria, tan sols es podrà patrocinar la part de l’esdeveniment corresponent a les accions que l’AETIB pot patrocinar. Així mateix, també s’haurà d’aplicar aquest criteri al pressupost de la despesa, descomptant la part corresponent a l’acció exclosa.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori del total de la part econòmica, i en concret de les declaracions/certificats emesos respecte del doble finançament dels esdeveniments.

J) Entre totes les entitats organitzadores de l’esdeveniment, entre les que es trobarà l’entitat adjudicatària, es comprometen a contractar una campanya de publicitat per a la promoció i difusió de l’esdeveniment, amb la presència de les marques/logotips de l’AETIB, valorada com a mínim en un 3% sobre el pressupost previst impostos inclosos.

La valoració d’aquest percentatge es farà a preu de tarifa oficial impostos exclosos.

K) Que l’esdeveniment no rebi entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70% amb relació a la partida de despesa real de l’esdeveniment.

L) Que l’esdeveniment no rebi cap patrocini/ajuda/col·laboració econòmica per a la publicitat o promoció d’una destinació turística diferent de les existents a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears. 

En la fase de justificació de l’esdeveniment es comprovarà que els requisits mínims han estat assolits.

Amb el compliment d’aquests requisits, els grans esdeveniments incrementaran la qualitat de l’oferta turística i del producte turístic. Així mateix, impulsaran la competitivitat, la diversificació i el posicionament de la destinació.

Queden exclosos:

Queden exclosos d'aquesta convocatòria aquells grans esdeveniments que no compleixin amb l’estratègia turística de l’AETIB i concretament amb els següents punts:

1.- Esdeveniments que no compleixin els requisits mínims i/o condicions establerts en aquesta convocatòria.

2.- Projectes i accions que no es puguin classificar com a grans esdeveniments.

3.- Esdeveniments amb contingut polític o religiós.

4.- Esdeveniments amb contingut discriminatori de qualsevol índole o que enalteixi actituds violentes, homòfobes, d’odi o sexistes, que atempti contra la igualtat de gènere. Aquest punt es fa extensiu a la publicitat dels esdeveniments, on queda prohibida qualsevol referència masclista, que mostri a la dona en rols i estereotips sexistes contraris als ideals de la igualtat.

5.- Esdeveniments que atemptin contra qualsevol dels principis i valors democràtics.

6.- Esdeveniments que vagin en contra de la imatge que l’AETIB vol traslladar respecte de les seves marques i les destinacions que les conformen.

7.- Patrocinis a agències de publicitat o mitjans de comunicació.

8.- Esdeveniments que rebin ajudes/col·laboracions de cases d’apostes o jocs d'atzar, begudes alcohòliques de més de 20º i marques de tabac o cigarretes electròniques. 

9.- Fires, mercats, trobades, jornades, congressos, simposis, fòrums, exposicions, tallers, workshops, fam-trips, press-trips, lliurament de premis o accions similars.

10.- Patrocinis a clubs esportius, quan aquells tinguin la finalitat de patrocinar l’equip o equips que formen part del Club.

11.- Equips esportius.

12.- Les entitats o organismes públics en general, i més concretament els que pertanyen al Govern de les Illes Balears, als Consells Insulars i a ajuntaments.

13.- Les entitats que no estiguin al corrent del pagament de les obligacions econòmiques contretes amb l'AETIB, al corrent de les obligacions tributàries amb la CAIB, amb l'Estat i amb la Seguretat Social.

14.- Els esdeveniments que en la justificació de les dues anualitats anteriors hagin incorregut en algun dels següents fets:

           i. No justificar en temps i forma, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de subvencions o patrocinis atorgats per l’AETIB.

          ii. Justificar menys del 50% de la repercussió mediàtica RMTIB.

15.-  Esdeveniments que ja hagin obtingut algun patrocini/col·laboració/subvenció per part de l’AETIB per a la mateixa edició.

QUANTIES DE L’AJUT 

La present convocatòria té un pressupost màxim de 1.750.000€ (impostos inclosos).

Segons la marca a què es vincula l’esdeveniment, els imports màxims que adjudicarà l’AETIB són:

*Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva en més d’una illa. En el cas d’esdeveniments que es desenvolupen a dues illes: s’ha d’acreditar que, com a mínim un 30% del pressupost de despesa total de l’esdeveniment, es destina a accions que es desenvolupen a una illa, i un 30% com a mínim a l’altra illa. En cas de tres illes: com a mínim un 25% a cada una de les tres illes. En cas de quatre illes: com a mínim un 15% a cada una de les quatre illes. 

 Per a esdeveniments online, la marca de destinació serà la corresponent a la localització física on l’esdeveniment es desenvolupi de forma simultània. 

 **Impostos inclosos

DISTRIBUCIÓ DE L'AJUDA 

Per tal de complir amb la territorialització entre illes, es dedicarà un percentatge mínim als esdeveniments per illa, d’acord amb el següent quadre:

En cas que l’1 de maig de 2023 no s’hagin exhaurit els pressuposts corresponents als percentatges per illes, l’import romanent es destinarà als esdeveniments sol·licitants al marge d’aquesta territorialització.

PRESENTACIÓ DE SOL·LICITUDS

Les sol·licituds s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l’Agència Estratègica de Turisme de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

És obligatori fer un únic registre per sol·licitud. En cas de més d’un registre per sol·licitud, tan sols s’acceptarà el primer registre realitzat.  

En el cas que la documentació a lliurar superi els 10MB i/o els 10 arxius, s’haurà d’indicar a l’Annex 1G un enllaç de descàrrega que haurà d’estar operatiu com a mínim durant 60 dies, per tal de facilitar la descàrrega per part de l’AETIB.

En cas que l’enllaç de descàrrega de la documentació estigui deshabilitat dins el termini esmentat, es podrà requerir per a la seva esmena concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es procedirà a valorar la sol·licitud de patrocini amb la documentació que es disposi en aquell moment, sense possibilitat d’esmena.

La sol·licitud haurà d’incloure les dades mínimes bàsiques per poder tramitar-se, en cas que aquestes siguin insuficients, es requerirà per a la seva esmena en un termini de 10 dies hàbils a comptar des del dia següent a la recepció del requeriment amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es considerarà desistida i s'arxivarà la seva sol·licitud, segons el que disposa l'article 68 de la Llei 39/2015.

El lliurament de la sol·licitud per si mateixa no serà objecte de valoració, sinó que servirà únicament com a document formal de sol·licitud.

Amb la sol·licitud es lliurarà la documentació administrativa i tècnica que a continuació es descriu i que es considera d’obligat lliurament.

DOCUMENTACIÓ REQUERIDA AMB LA SOL·LICITUD 

Tota la documentació està detallada a l’Annex I, apartat 6 de la convocatòria de patrocinis i en el propi tràmit de la seu electrònica.

SIGNATURA DIGITAL DE DOCUMENTS 

Per signar electrònicament un document que s'hagi de presentar en la Comunitat de les Illes Balears, ha d'estar en format PDF. Per signar un document PDF és necessari disposar d'un certificat digital o d'un DNI electrònic.

Les eines gratuïtes que recomanam per signar PDF són:

• El programa Adobe Reader DC: https://get.adobe.com/es/reader/ Podeu consultar el següent manual  "Firmar un document pdf amb Adobe Reader"
• El programa Autofirma de l’Administració General de l’Estat:  http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

 

 CONVOCATÒRIA PUBLICADA

 ENLLAÇ AL TRÀMIT TELEMÀTIC