Resolució de l’òrgan de contractació de l'AETIB per la qual s'aprova la convocatòria i els plecs de condicions generals que han de regir la tramitació dels expedients de contractació que es deriven de les sol·licituds de patrocinis amb entitats privades per a esdeveniments singulars culturals i esportius que generin repercussió mediàtica mínima per a les marques de les Illes Balears i l’Agència d’Estratègia Turística de les Illes Balears (AETIB), durant l’any 2024

BENEFICIARIS

 Poden ser beneficiaris d'aquesta convocatòria pública les persones jurídiques privades organitzadores dels esdeveniments presentats que s'ajustin a l'objecte i compleixin els requisits d'aquesta convocatòria.

En aquesta convocatòria, una mateixa entitat pot presentar fins a 2 esdeveniments per marca vinculada, però mai més d'una empresa, entitat o grup empresarial pot sol·licitar patrocinis per al mateix esdeveniment.

En el supòsit que dues entitats diferents sol·licitin el patrocini per a un mateix esdeveniment, tan sols es valorarà la primera de les propostes presentades, segons el registre d'entrada, mentre que l'altra proposta en restarà exclosa.

En el supòsit d'entitats que gestionin diversos esdeveniments, han de presentar una sol·licitud per a cadascun dels esdeveniments per a què sol·licitin el patrocini, excepte si aquests conformen un programa únic de diverses actuacions.

TERMINIS 

El termini per a la presentació de les sol·licituds de patrocini romandrà obert des de l’endemà de la publicació d'aquesta resolució al BOIB, fins exhaurir la dotació econòmica i, en qualsevol cas, fins a l’1 d’octubre de 2024.

Les entitats hauran de presentar tota la documentació necessària per a la seva tramitació amb un mínim de 60 dies naturals d’antelació a la data d’inici de l’esdeveniment i, en tot cas, sempre abans de la data límit de presentació de sol·licitud de l’1 d’octubre de 2024. La tramitació de les sol·licituds es realitzarà per ordre d’entrada al registre. En cas d’incompliment del termini, la sol·licitud restarà exclosa, a excepció de:

• Els esdeveniments que s’inicien de 25 de març al 30 d’abril de 2024, per temes d’operativitat de la    convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 10 de març de 2024 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d’entrada abans dels esdeveniments amb data d’iniciació posterior.

• Els esdeveniments que s’inicien de l’1 de maig al 15 de maig de 2024, per temes d’operativitat de la convocatòria, hauran de presentar la sol·licitud com a màxim dia 24 de març de 2024 (inclòs). Aquests esdeveniments tindran prioritat sobre la resta de sol·licituds i, per tant, es valoraran per ordre de registre d’entrada abans dels esdeveniments amb data d’iniciació posterior.

 

Quin tipus d’esdeveniments estan inclosos? 

Aquesta convocatòria va dirigida a esdeveniments singulars turístics culturals i/o esportius.

A efectes d’aquesta convocatòria, són esdeveniments singulars turístics aquells que presenten unes característiques diferenciadores i particulars que fan que la seva presència als mitjans de comunicació i, per tant, la repercussió mediàtica, sigui alta i amb un elevat impacte respecte d’altres esdeveniments, generant una notorietat amb una considerable cobertura nacional i internacional que transcendeix l’àmbit local i posiciona la destinació en el top of mind del públic objectiu. Aquests esdeveniments es situen per darrera dels considerats grans esdeveniments, però destaquen per damunt dels considerats estratègics o petits esdeveniments.

Tots els esdeveniments han d’estar sempre vinculats a, a més de la marca Illes Balears Sostenibles (ITS), a una de les marques de destinació: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera i/o Illes Balears. En el cas que l’esdeveniment es desenvolupi en més d’una illa, i compleixi amb els percentatges d’inversió indicats a l’apartat 3, es considerarà que es promociona i, per tant, es vincula a la marca Illes Balears.

A continuació, es defineix què considera l’AETIB com a esdeveniments culturals i esportius:

• Definició d’esdeveniment cultural: és tota aquella celebració, planificada i organitzada prèviament i directament vinculada al sector de la cultura, on es desenvolupen activitats relacionades amb l’art, entès com la manifestació de l’activitat humana mitjançant la qual s’interpreta allò que és real o que es plasma allò que és imaginari amb recursos plàstics, lingüístics i/o audiovisuals, demostrant així unes habilitats, capacitats i/o destreses.

• Definició d’esdeveniment esportiu: és tota aquella celebració, planificada i organitzada prèviament i directament vinculada al sector dels esports, on es desenvolupen activitats relacionades amb l'exercici físic subjecte a unes normes, demostrant així unes habilitats, capacitats, destreses i/o força física.

 

Requisits dels esdeveniments

Es consideren esdeveniments singulars susceptibles d'obtenir patrocini, aquells que compleixin tots els requisits generals següents:

A) Els que s’ajustin a la definició d’esdeveniments singulars.

B) Que siguin esdeveniments que el seu promotor sigui una empresa/entitat privada i/o una federació esportiva.

C) Que siguin esdeveniments culturals i/o esportius i que fomentin la creació, diversificació i comercialització d’aquests productes estratègics per l’AETIB.

D) Que incloguin el desenvolupament d’actuacions vinculades als Objectius de Desenvolupament Sostenible (ODS). Per tal que la proposta pugui ser valorada, s'estableix com a requisit que l'entitat sol·licitant indiqui a l’Annex 2s un mínim de 6 mesures relacionades amb els ODS entre les proposades per l’AETIB. Atès que aquestes mesures hauran de ser efectivament dutes a terme durant el desenvolupament de l’esdeveniment, l’AETIB comprovarà la seva correcta execució a la fase de justificació.

E) Que l’esdeveniment estigui avalat per altres entitats públiques segons es detalla a l’apartat 6.2.

F) Que l’esdeveniment es desenvolupi dins d’un dels següents períodes: des del 25 de març al 30 de juny de 2024 i del 15 de setembre al 31 de desembre de 2024. Així mateix, l’esdeveniment no podrà durar més de 12 dies a comptar des de la data d’inici del mateix i sempre s’haurà de realitzar dins de l’any 2024.

G) L'àmbit territorial d’aquesta convocatòria se circumscriu als esdeveniments que es desenvolupen de forma efectiva al territori de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

i. En el cas d’esdeveniments esportius conformats per etapes a diferents localitzacions, on les Illes Balears són una més dins el circuit de l’esdeveniment, tan sols es podrà tenir en compte el pressupost de despesa proporcional corresponent a l’etapa que es duu a terme a les Illes.

ii. En el cas de regates, es podran patrocinar aquelles que comencin o finalitzin a un port de les Illes Balears, així com aquelles que es desenvolupin en la seva totalitat a les Illes Balears.

iii. En el cas d’esdeveniments en línia, aquests estaran obligats a també desenvolupar-se física i simultàniament (in situ presencialment) a una localització situada a les Illes Balears.

H) Que el nom de l’esdeveniment inclogui la marca de destinació a què es vol vincular el patrocini, o bé, en cas que, l’esdeveniment formi part d’una cadena d’esdeveniments, que aquest publiciti la marca de destinació en la cadena d’actuacions.

I) Que l’esdeveniment compleixi amb els requisits mínims de repercussió mediàtica i pressupost de despesa. Segons la marca a què es vinculi l’esdeveniment, els criteris són:

• Repercussió mediàtica total mínima de l’esdeveniment (RMTE) -inversió publicitària –a preu de tarifa oficial- i clipping-.
• Repercussió mediàtica en mitjans nacionals i internacionals mínima de l’esdeveniment (RMNIE) -inversió publicitària- a preu de tarifa oficial- i fora de les Illes Balears.
• Pressupost de despesa mínim total destinat a l’execució de l’esdeveniment.

 

MARCA	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSSIÓ MEDIÀTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESSUPOST DE DESPESA** MÍNIM
ILLES BALEARS	3.000.000 €	1.500.000 €	1.200.000 €
MALLORCA	1.500.000 €	750.000 €	600.000 €
MENORCA	500.000 €	250.000 €	200.000 €
IBIZA	600.000 €	300.000 €	250.000 €
FORMENTERA	300.000 €	150.000 €	130.000 €

* Impostos exclosos **Impostos inclosos

En el cas d’esdeveniments que incloguin alguna de les accions excloses als punts 8 i punt 11 de l’apartat 1.2 de l’Annex I corresponent a la convocatòria, tan sols es podrà patrocinar la part de l’esdeveniment corresponent a les accions que l’AETIB pot patrocinar. Així mateix, també s’haurà d’aplicar aquest criteri al pressupost de la despesa, descomptant la part corresponent a l’acció exclosa.

L'AETIB es reserva la potestat de realitzar a posteriori una comprovació de la justificació econòmica per mostreig aleatori del total de la part econòmica, i en concret de les declaracions/certificats emesos respecte del doble finançament dels esdeveniments.

J) Que l’esdeveniment no rebi entre totes les entitats de caràcter públic o amb participació pública en concepte de patrocinis/ajudes/subvencions/col·laboracions un import superior al 70% amb relació a la partida de despesa real de l’esdeveniment.

K) Que l’esdeveniment no rebi cap patrocini/ajuda/col·laboració econòmica per a la publicitat o promoció d’una destinació turística diferent de les existents a la Comunitat Autònoma de les Illes Balears. 

En la fase de justificació de l’esdeveniment es comprovarà que els requisits mínims han estat assolits.

Amb el compliment d’aquests requisits, els esdeveniments singulars incrementaran la qualitat de l’oferta turística i del producte turístic, aplicant mesures de sostenibilitat. Així mateix, impulsaran la competitivitat, la diversificació i el posicionament de la destinació.

Queden exclosos:

Queden exclosos d'aquesta convocatòria aquells esdeveniments que no compleixin amb l’estratègia turística de l’AETIB i concretament amb els següents punts:

1.- Esdeveniments que no compleixin els requisits mínims i/o condicions establertes en aquesta convocatòria.

2.- Projectes i accions que no es puguin classificar com a esdeveniments singulars.

3.- Esdeveniments amb contingut polític o religiós.

4.- Esdeveniments amb contingut discriminatori de qualsevol índole o que enalteixi actituds violentes, homòfobes, d’odi o sexistes, que atempti contra la igualtat de gènere. Aquest punt es fa extensiu a la publicitat dels esdeveniments, on queda prohibida qualsevol referència masclista, que mostri a la dona en rols i estereotips sexistes contraris als ideals de la igualtat.

5.- Esdeveniments que atemptin contra qualsevol dels principis i valors democràtics.

6.- Esdeveniments que vagin en contra de la imatge que l’AETIB vol traslladar respecte de les seves marques i les destinacions que les conformen.

7.- Esdeveniments que rebin ajudes/col·laboracions de cases d’apostes i/o jocs d'atzar, begudes alcohòliques de més de 20º, marques de tabac i/o cigarretes electròniques. 

8.- Fires, mercats, trobades, jornades, congressos, simposis, fòrums, exposicions, tallers, workshops, fam-trips, press-trips, esdeveniments centrats en el lliurament de premis (no com a conseqüència del desenvolupament normal d’un esdeveniment) o accions similars a les anteriorment descrites.

9.- Patrocinis a clubs esportius, quan aquells tinguin la finalitat de patrocinar l’equip o equips que formen part del Club.

10.- Equips esportius.

11.- Torneigs i campionats dels següents esports: bàsquet, futbol americà, rugbi, voleibol, waterpolo. 

En la resta de torneigs i campionats no es podrà incloure com a partida de despesa del pressupost o de la despesa real de l’esdeveniment aquelles despeses que siguin assumides/abonades pels participants i/o assistents (entre d’altres: allotjaments, transport, viatges, dietes).

12.- Les entitats o organismes públics en general, i més concretament els que pertanyen al Govern de les Illes Balears, als Consells Insulars i a ajuntaments.

13.- Les entitats que no estiguin al corrent del pagament de les obligacions econòmiques contretes amb l'AETIB, al corrent de les obligacions tributàries amb la CAIB, amb l'Estat i amb la Seguretat Social.

14.- Els esdeveniments que en la justificació de les dues anualitats anteriors hagin incorregut en algun dels següents fets:

1. No justificar dins del termini i en la forma escaient, incomplint amb les obligacions pròpies dels beneficiaris de   subvencions o patrocinis atorgats per l’AETIB.
2. Justificar menys del 50% de la repercussió mediàtica RMTIB/RMINIB (aplicació de l’apartat 4.1.2 b) i/o 4.1.2. c) de l’Annex A corresponent als plecs).
3. Justificar menys punts dels atorgats a la fase de valoració i que, a més, s’hagi aplicat per part de l’AETIB la penalització descrita a l’apartat 4.2.1 a) iii. i/o 4.2.1 b) de l’Annex A corresponent als plecs.

15.- Esdeveniments que ja hagin obtingut algun patrocini/col·laboració/subvenció/ ajuda per part de l’AETIB per a la mateixa edició.

QUANTIES DEL PATROCINI

La present convocatòria té un pressupost màxim de 400.000 € (impostos inclosos) finançats de la següent forma:

• Import màxim de 400.000€ (impostos inclosos) al Capítol VI – Inversions Reals del pressupost de l'AETIB per a l'exercici 2024.
• Aquesta convocatòria és susceptible de ser finançada amb fons de l'Impost de Turisme Sostenible (ITS), per aquest motiu les marques de destinació que s'inseriran a les publicacions, emissions, publicitat i accions promocionals hauran d'anar sempre vinculades a la marca Illes Balears Sostenibles (ITS).

En el cas que la partida reservada sigui insuficient, aquesta podrà ser ampliada, a criteri de la direcció, en funció de la disponibilitat pressupostària.

Així mateix, en el cas que, a data 1 de setembre de 2024, no s’hagi exhaurit la totalitat de la disponibilitat pressupostària, l’AETIB podrà disposar dels romanents, que seran destinats a altres projectes segons les necessitats, tenint en compte la partida pressupostària i capítol al qual varen ser assignats.

Segons el tipus d’esdeveniment els imports màxims que adjudicarà l’AETIB  en concepte de patrocini són els que es detallen a continuació, encara que, en qualsevol cas, mai podrà superar el 30% amb relació al pressupost de despesa de l’esdeveniment (impostos inclosos) i de la despesa real efectiva (impostos inclosos).

 

 

MARCA	% MÀXIM PATROCINI RESPECTE DEL PRESSUPOST DE DESPESA**	IMPORT** MÀXIM DEL PATROCINI (fins a)
ILLES BALEARS *	30%	480.000 €
MALLORCA		240.000 €
MENORCA		80.000 €
IBIZA		100.000 €
FORMENTERA		52.000 €

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 *Podrà optar a estar vinculat a la marca Illes Balears només aquell esdeveniment que es desenvolupi de forma efectiva en més d’una illa. En el cas d’esdeveniments que es desenvolupen a dues illes: s’ha d’acreditar que, com a mínim un 30% del pressupost de despesa total de l’esdeveniment, es destina a accions que es desenvolupen a una illa, i un 30% com a mínim a l’altra illa. En cas de tres illes: com a mínim un 25% a cada una de les tres illes. En cas de quatre illes: com a mínim un 15% a cada una de les quatre illes. Per a esdeveniments en línia, la marca de destinació serà la corresponent a la localització física on l’esdeveniment es desenvolupi de forma simultània.

**Impostos inclosos

Les entitats privades interessades a participar en aquesta convocatòria podran sol·licitar un patrocini dins dels límits establerts a la taula superior, d’acord amb l’illa/illes amb la qual es vincula l’esdeveniment a desenvolupar.

L’import del patrocini sol·licitat mai podrà superar el 30% respecte del pressupost de despesa indicat a l’Annex 1s (impostos inclosos) i tampoc podrà superar el màxim establert per marca de destinació. Així mateix, tampoc es podrà superar a la fase de justificació amb relació a la despesa real efectiva.

Territorialització

Per tal de complir amb la territorialització entre illes, es dedicarà un percentatge mínim als esdeveniments per illa, d’acord amb el següent quadre:

MALLORCA	50,92%
MENORCA	17,23%
EIVISSA	20,78%
FORMENTERA	11,07%

 

 

 

 

En cas que el 15 d’abril de 2024 no s’hagin exhaurit els pressuposts corresponents als percentatges per illes, l’import romanent es destinarà als esdeveniments sol·licitants al marge d’aquesta territorialització.

PRESENTACIÓ DE SOL·LICITUDS

Les sol·licituds s'han de presentar exclusivament de manera telemàtica, a través del tràmit específic que es posa a disposició dels interessats en la pàgina web de l’Agència d’Estratègia Turística de les Illes Balears i en la Seu Electrònica del Govern de les Illes Balears. No es consideren vàlides les sol·licituds telemàtiques a través d'un altre mitjà electrònic que no sigui el tràmit específic esmentat.

És obligatori fer un únic registre per sol·licitud. En cas de més d’un registre per sol·licitud, tan sols s’acceptarà el primer registre realitzat.  

En el cas que la documentació a lliurar superi els 10MB i/o els 10 arxius, s’haurà d’indicar a l’Annex 1s (dins l’espai destinat per a aquesta finalitat) un enllaç de descàrrega que haurà d’estar operatiu com a mínim durant 60 dies, per tal de facilitar la descàrrega per part de l’AETIB.

En cas que l’enllaç de descàrrega de la documentació estigui deshabilitat dins el termini esmentat, es podrà requerir per a la seva esmena concedint-li un termini de 3 dies hàbils, a comptar des de l’endemà a la recepció del requeriment, amb l'advertiment exprés que, en cas de no fer-ho així, es procedirà a valorar la sol·licitud de patrocini amb la documentació que es disposi en aquell moment, sense possibilitat d’esmena.

 

DOCUMENTACIÓ REQUERIDA AMB LA SOL·LICITUD 

Tota la documentació està detallada a l’Annex I, apartat 6 de la convocatòria de patrocinis i en el propi tràmit de la seu electrònica.

 

SIGNATURA DIGITAL DE DOCUMENTS 

Per signar electrònicament un document que s'hagi de presentar en la Comunitat de les Illes Balears, ha d'estar en format PDF. Per signar un document PDF és necessari disposar d'un certificat digital o d'un DNI electrònic.

Les eines gratuïtes que recomanam per signar PDF són:

  CONVOCATÒRIA PUBLICADA

  ENLLAÇ AL TRÀMIT TELEMÀTIC