Resolución del órgano de contratación de la AETIB por la que se aprueba la convocatoria y los pliegos de condiciones generales que han de regir la tramitación de los expedientes de contratación que se derivan de las solicitudes de patrocinios con entidades privadas para eventos singulares culturales y deportivos que generen repercusión mediática mínima para las marcas de las Islas Baleares y la Agencia de Estrategia Turística de las Islas Baleares (AETIB), durante el año 2024.

BENEFICIARIOS

Pueden ser beneficiarios de esta convocatoria pública las personas jurídicas privadas organizadoras de los eventos presentados que se ajusten al objeto y cumplan los requisitos de esta convocatoria.

En esta convocatoria, una misma entidad puede presentar hasta 2 eventos por marca vinculada, pero nunca más de una empresa, entidad o grupo empresarial puede solicitar patrocinios para el mismo evento.

En el supuesto de que dos entidades diferentes soliciten el patrocinio para un mismo evento, tan solo se valorará la primera de las propuestas presentadas, según el registro de entrada, mientras que la otra propuesta quedará excluida.

En el supuesto de entidades que gestionen diversos eventos, deben presentar una solicitud para cada uno de los eventos para los que se solicite el patrocinio, excepto si estos conforman un programa único de diversas actuaciones.

PLAZOS 

El plazo para la presentación de las solicitudes de patrocinio permanecerá abierto desde el día siguiente al de la publicación de esta resolución en el BOIB, hasta agotar la dotación económica y, en cualquier caso, hasta el 1 de octubre de 2024.

Las entidades deberán presentar toda la documentación necesaria para su tramitación con un mínimo de 60 días naturales de antelación a la fecha de inicio del evento y, en todo caso, siempre antes de la fecha límite de presentación de la solicitud del 1 de octubre de 2024. La tramitación de las solicitudes se realizará por orden de entrada al registro. En caso de incumplimiento del plazo, la solicitud quedará excluida, a excepción de:

• Los eventos que se inician del 25 de marzo al 30 de abril de 2024, por temas de operatividad de la convocatoria, deberán presentar la solicitud como máximo día 10 de marzo de 2024 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

• Los eventos que se inician del 1 de mayo al 15 de mayo de 2024, por temas de operatividad de la convocatoria, deberán presentar la solicitud como máximo día 24 de marzo de 2024 (incluido). Estos eventos tendrán prioridad sobre el resto de solicitudes y, por tanto, se valorarán por orden de registro de entrada antes de los eventos con fecha de iniciación posterior.

 

¿Qué tipo de eventos están incluidos?

Esta convocatoria va dirigida a eventos singulares turísticos culturales y/o deportivos.

A efectos de esta convocatoria, son eventos singulares aquellos que presentan unas características diferenciadoras y particulares que hacen que su presencia en los medios de comunicación y, por tanto, la repercusión mediática, sea alta y con un elevado impacto respecto a otros eventos, generando una notoriedad con una considerable cobertura nacional e internacional que trasciende el ámbito local y posiciona el destino en el top of mind del público objetivo. Estos eventos singulares se sitúan por detrás de los considerados grandes eventos, pero destacan por encima de los considerados estratégicos o pequeños eventos.

Todos los eventos deben estar siempre vinculados a, además de la marca Islas Baleares Sostenibles (ITS), a una de las marcas de destino: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera y/o Islas Baleares. En el caso de que el evento se desarrolle en más de una isla, y cumpla con los porcentajes de inversión indicados en el apartado 3, se considerará que se promociona y, por tanto, se vincula a la marca Islas Baleares.

A continuación, se define qué considera la AETIB como eventos culturales y deportivos:

• Definición de evento cultural: es toda aquella celebración, planificada y organizada previamente y directamente vinculada al sector de la cultura, donde se desarrollan actividades relacionadas con el arte, entendido como la manifestación de la actividad humana mediante la cual se interpreta aquello que es real o que se plasma aquello que es imaginario con recursos plásticos, lingüísticos y/o audiovisuales, demostrando así unas habilidades, capacidades y/o destrezas.
• Definición de evento deportivo: es toda aquella celebración, planificada y organizada previamente y directamente vinculada al sector de los deportes, donde se desarrollan actividades relacionadas con el ejercicio físico sujeto a unas normas, demostrando unas habilidades, capacidades, destrezas y/o fuerza física.

Requisitos de los eventos

Se consideran eventos singulares susceptibles de obtener patrocinio, aquellos que cumplan todos los requisitos generales siguientes:

A) Los que se ajusten a la definición de eventos singulares.

B) Que sean eventos que su promotor sea una empresa/entidad privada y/o una federación deportiva.

C) Que sean eventos culturales y/o deportivos y que fomenten la creación, diversificación y comercialización de estos productos estratégicos por la AETIB.

D) Que incluyan el desarrollo de actuaciones vinculadas a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). Para que la propuesta pueda ser valorada, se establece como requisito que la entidad solicitante indique en el Anexo 2s un mínimo de 6 medidas relacionadas con los ODS entre las propuestas por la AETIB. Dado que estas medidas deberán ser efectivamente llevadas a cabo durante el desarrollo del evento, la AETIB comprobará su correcta ejecución en la fase de justificación.

E) Que el evento esté avalado por otras entidades públicas según se detalla en el apartado 6.2.

F) Que el evento se desarrolle dentro de uno de los siguientes periodos: desde el 25 de marzo al 30 de junio de 2024 y del 15 de septiembre al 31 de diciembre de 2024. Asimismo, el evento no podrá durar más de 12 días a contar desde la fecha de inicio del mismo y siempre deberá realizarse dentro del año 2024.

G) El ámbito territorial de esta convocatoria se circunscribe a los eventos que se desarrollan de forma efectiva en el territorio de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares.

i. En el caso de eventos deportivos conformados por etapas en diferentes localizaciones, donde las Islas Baleares son una más dentro del circuito del evento, tan solo se podrá tener en cuenta el presupuesto de gasto proporcional correspondiente a la etapa que se lleva a cabo en las Islas.

ii. En el caso de regatas, se podrán patrocinar aquellas que empiecen o finalicen en un puerto de las Islas Baleares, así como aquellas que se desarrollen en su totalidad en las Islas Baleares.

iii. En el caso de eventos en línea, éstos estarán obligados a también desarrollarse física y simultáneamente (in situ presencialmente) a una localización situada en las Islas Baleares.

H) Que el nombre del evento incluya la marca de destino a la que se quiere vincular el patrocinio, o bien, en caso de que el evento forme parte de una cadena de eventos, que éste publicite la marca de destino en la cadena de actuaciones.

I) Que el evento cumpla con los requisitos mínimos de repercusión mediática y presupuesto de gasto. Según la marca a la que se vincule el evento, los criterios son:

• Repercusión mediática total mínima del evento (RMTE) -inversión publicitaria –a precio de tarifa oficial- y clipping-.
• Repercusión mediática en medios nacionales e internacionales mínima del evento (RMNIE) -inversión publicitaria – a precio de tarifa oficial- y fuera de las Islas Baleares.
• Presupuesto de gasto mínimo total destinado a la ejecución del evento.

 

MARCA	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* TOTAL MÍNIMA (RMTE)	REPERCUSIÓN MEDIÁTICA* NACIONAL + INTERNACIONAL MÍNIMA (RMNIE)	PRESUPUESTO DE GASTO** MÍNIMO
ISLAS BALEARES	3.000.000 €	1.500.000 €	1.200.000 €
MALLORCA	1.500.000 €	750.000 €	600.000 €
MENORCA	500.000 €	250.000 €	200.000 €
IBIZA	600.000 €	300.000 €	250.000 €
FORMENTERA	300.000 €	150.000 €	130.000 €

* Impuestos excluidos **Impuestos incluidos

En el caso de eventos que incluyan alguna de las acciones excluidas en los puntos 8 y punto 11 del apartado 1.2 del Anexo I correspondiente a la convocatoria, tan solo se podrá patrocinar la parte del evento correspondiente a las acciones que la AETIB puede patrocinar. Asimismo, también se deberá aplicar este criterio al presupuesto del gasto, descontando la parte correspondiente a la acción excluida.

La AETIB se reserva la potestad de realizar a posteriori una comprobación de la justificación económica por muestreo aleatorio del total de la parte económica, y en concreto de las declaraciones/certificados emitidos respecto de la doble financiación de los eventos.

J) Que el evento no reciba entre todas las entidades de carácter público o con participación pública en concepto de patrocinios/ayudas/subvenciones/colaboraciones un importe superior al 70% con relación a la partida de gasto real del evento.

K) Que el evento no reciba ningún patrocinio/ayuda/colaboración económica para la publicidad o promoción de un destino turístico diferente de los existentes en la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares. 

En la fase de justificación del evento se comprobará que los requisitos mínimos han sido alcanzados.

Con el cumplimiento de estos requisitos, los eventos singulares incrementarán la calidad de la oferta turística y del producto turístico, aplicando medidas de sostenibilidad. Asimismo, impulsarán la competitividad, la diversificación y el posicionamiento del destino.

Quedan excluidos:  

Quedan excluidos de esta convocatoria aquellos eventos que no cumplan con la estrategia turística de la AETIB y concretamente con los siguientes puntos:

1.- Eventos que no cumplan los requisitos mínimos y/o condiciones establecidas en esta convocatoria.

2.- Proyectos y acciones que no se puedan clasificar como eventos singulares.

3.- Eventos con contenido político o religioso.

4.- Eventos con contenido discriminatorio de cualquier índole o que enaltezca actitudes violentas, homófobas, de odio o sexistas, que atente contra la igualdad de género. Este punto se hace extensivo a la publicidad de los eventos, donde queda prohibida cualquier referencia machista, que muestre a la mujer en roles y estereotipos sexistas contrarios a los ideales de la igualdad.

5.- Eventos que atenten contra cualquiera de los principios y valores democráticos.

6.- Eventos que vayan en contra de la imagen que la AETIB quiere trasladar respecto de sus marcas y los destinos que las conforman.

7.- Eventos que reciban ayudas/colaboraciones de casas de apuestas y/o juegos de azar, bebidas alcohólicas de más de 20º, marcas de tabaco y/o cigarrillos electrónicos. 

8.- Ferias, mercados, encuentros, jornadas, congresos, simposios, foros, exposiciones, talleres, workshops, fam-trips, press-trips, eventos centrados en la entrega de premios (no como consecuencia del desarrollo normal de un evento) o acciones similares a las anteriormente descritas.

9.- Patrocinios a clubes deportivos, cuando aquellos tengan la finalidad de patrocinar el equipo o equipos que forman parte del Club.

10.- Equipos deportivos.

11.- Torneos y campeonatos de los siguientes deportes: baloncesto, fútbol americano, rugby, voleibol, waterpolo. 

En el resto de torneos y campeonatos no se podrá incluir como partida de gasto del presupuesto o del gasto real del evento aquellos gastos que sean asumidos/abonados por los participantes y/o asistentes (entre otros: alojamientos, transporte, viajes, dietas).

12.- Las entidades u organismos públicos en general, y más concretamente los que pertenecen al Gobierno de las Islas Baleares, a los Consells Insulars y a ayuntamientos.

13.- Las entidades que no estén al corriente del pago de las obligaciones económicas contraídas con la AETIB, al corriente de las obligaciones tributarias con la CAIB, con el Estado y con la Seguridad Social.

14.- Los eventos que en la justificación de las dos anualidades anteriores hayan incurrido en alguno de los siguientes hechos:

i. No justificar en el plazo y en la forma adecuados, incumpliendo con las obligaciones propias de los beneficiarios de subvenciones o patrocinios otorgados por la AETIB.

ii. Justificar menos del 50% de la repercusión mediática RMTIB/RMINIB (aplicación del apartado 4.1.2 b) y/o 4.1.2. c) del Anexo A correspondiente a los pliegos).

iii. Justificar menos puntos de los otorgados en la fase de valoración y que, además, se haya aplicado por parte de la AETIB la penalización descrita en el apartado 4.2.1 a) iii.    y/o 4.2.1 b) del Anexo A correspondiente a los pliegos.

15.- Eventos que ya hayan obtenido algún patrocinio/colaboración/subvención/ ayuda por parte de la AETIB para la misma edición.

Cuantías del patrocinio

La presente convocatoria tiene un presupuesto máximo de 400.000 € (impuestos incluidos) financiados de la siguiente forma:

• Importe máximo de 400.000€ (impuestos incluidos) en el Capítulo VI – Inversiones Reales del presupuesto de la AETIB para el ejercicio 2024.
• Esta convocatoria es susceptible de ser financiada con fondos del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS), por este motivo las marcas de destino que se insertarán en las publicaciones, emisiones, publicidad y acciones promocionales deberán ir siempre vinculadas a la marca Islas Baleares Sostenibles (ITS).

En el caso de que la partida reservada sea insuficiente, ésta podrá ser ampliada, a criterio de la dirección, en función de la disponibilidad presupuestaria.

Asimismo, en el caso de que, a fecha 1 de septiembre de 2024, no se haya agotado la totalidad de la disponibilidad presupuestaria, la AETIB podrá disponer de los remanentes, que serán destinados a otros proyectos según las necesidades, teniendo en cuenta la partida presupuestaria y capítulo al que fueron asignados.

Según el tipo de evento los importes máximos que adjudicará la AETIB en concepto de patrocinio son los que se detallan a continuación, aunque, en cualquier caso, nunca podrá superar el 30% con relación al presupuesto de gasto del evento (impuestos incluidos) y del gasto real efectivo (impuestos incluidos).

 

 

MARCA	% MÁXIMO PATROCINIO RESPECTO DEL PRESUPUESTO DE GASTO**	IMPORTE** MÁXIMO DEL PATROCINIO (hasta)
ISLAS BALEARES*	30%	480.000 €
MALLORCA		240.000 €
MENORCA		80.000 €
IBIZA		100.000 €
FORMENTERA		52.000 €

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

*Podrá optar a estar vinculado a la marca Islas Baleares sólo aquel evento que se desarrolle de forma efectiva en más de una isla. En el caso de eventos que se desarrollan en dos islas: se debe acreditar que, como mínimo un 30% del presupuesto de gasto total del evento, se destina a acciones que se desarrollan en una isla, y un 30% como mínimo en la otra isla. En caso de tres manzanas: como mínimo un 25% en cada una de las tres manzanas. En caso de cuatro manzanas: como mínimo un 15% en cada una de las cuatro manzanas.Para eventos en línea, la marca de destino será la correspondiente a la localización física donde el evento se desarrolle de forma simultánea.

**Impuestos incluidos

Las entidades privadas interesadas en participar en esta convocatoria podrán solicitar un patrocinio dentro de los límites establecidos en la tabla superior, de acuerdo con la isla/islas con la que se vincula el evento a desarrollar.

El importe del patrocinio solicitado nunca podrá superar el 30% respecto del presupuesto de gasto indicado en el Anexo 1s (impuestos incluidos) y tampoco podrá superar el máximo establecido por marca de destino. Asimismo, tampoco se podrá superar en la fase de justificación con relación al gasto real efectivo.

Territorialización

Para cumplir con la territorialización entre islas, se dedicará un porcentaje mínimo a los eventos por isla, de acuerdo con el siguiente cuadro:

MALLORCA	50,92%
MENORCA	17,23%
IBIZA	20,78%
FORMENTERA	11,07%

 

 

 

 

En caso de que el 15 de abril de 2024 no se hayan agotado los presupuestos correspondientes a los porcentajes por islas, el importe remanente se destinará a los eventos solicitantes al margen de esta territorialización.

Presentación de solicitudes

Las solicitudes deben presentarse exclusivamente de manera telemática, a través del trámite específico que se pone a disposición de los interesados en la página web de la Agencia de Estrategia Turística de las Islas Baleares y en la Sede Electrónica del Gobierno de las Islas Baleares. No se consideran válidas las solicitudes telemáticas a través de otro medio electrónico que no sea el trámite específico mencionado.

Es obligatorio hacer un único registro por solicitud. En caso de más de un registro por solicitud, tan solo se aceptará el primer registro realizado.  

En el caso de que la documentación a entregar supere los 10MB y/o los 10 archivos, deberá indicarse en el Anexo 1s (dentro del espacio destinado para esta finalidad) un enlace de descarga que deberá estar operativo como mínimo durante 60 días, con el fin de facilitar la descarga por parte de la AETIB.

En caso de que el enlace de descarga de la documentación esté deshabilitado dentro del plazo mencionado, se podrá requerir para su subsanación, concediéndole un plazo de 3 días hábiles, a contar desde el día siguiente a la recepción del requerimiento, con la advertencia expresa de que, en caso de no hacerlo así, se procederá a valorar la solicitud de patrocinio con la documentación que se disponga en aquel momento, sin posibilidad de subsanación.

 

Documentación requerida con la solicitud

Toda la documentación está detallada en el Anexo I, apartado 6 de la convocatoria de patrocinios y en el propio trámite de la sede electrónica.

FIRMA DIGITAL DE DOCUMENTOS 

Para firmar electrónicamente un documento que se tenga que presentar en la Comunitat de las Islas Baleares, tiene que estar en formato PDF. Para firmar un documento PDF es necesario disponer de un certificado digital o de un eDNI .

Las herramientas gratuitas que recomendamos para firmar PDF son:

• El programa Adobe Reader DC: https://get.adobe.com/es/reader/ Podéis consultar el siguiente manual "Firmar un documento pdf con Adobe Reader"
• El programa Autofirma de la Administración General del Estado: http://firmaelectronica.gob.es/Home/Descargas.html

  CONVOCATORIA PUBLICADA

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